Nicht nur unser Alltag hat seinen Schwerpunkt eindeutig in das Internet verlegt; Auch die Wirtschaft findet heute online statt. Wer sich im 21. Jahrhundert um einen Job bewerben will, für den ist die Email das Medium aller Medien. Nicht selten neigen Bewerber dazu, die Selbstansprüche bezüglich Form und Gründlichkeit empfindlich zu reduzieren, sobald sie vor einem Bildschirm Platz nehmen. Dabei verlangt auch die Email-Bewerbung 110%iges Engagement. Der folgende Artikel dreht sich um die größten Fallstricke und zeigt, worauf es beim Bewerben via Internet wirklich ankommt.
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Der erste Schritt per Mail: Zulässig und erwünscht
Zunächst einmal: Keine Scheu vor der Email-Bewerbung! Ein Großteil der Stellenausschreibungen lässt gar keine andere Option mehr zu, der Zusatz „Bewerbungen bitte ausschließlich per Email“ ist längst zum Standard geworden.
Wer sich auf elektronischem Wege vorstellt, signalisiert heutzutage keinesfalls, dass er vordergründig den Weg zum Postamt sparen wollte. Auch für die Personalabteilung der Unternehmen ist die Email die bequemere Option: Die Verteilung über die Hauspost entfällt, Bewerbungsunterlagen lassen sich leicht archivieren und intern weiterleiten. Umweltfreundlich ist die Email bekanntermaßen außerdem.
Dennoch: Auch die schnelle und kostenfreie E-Post ist kein Freifahrtschein für undurchdachtes Massenbewerben. Hier gilt immer noch Klasse statt Masse. 5 gut durchdachte Bewerbungen sind immer noch erfolgsversprechender als 50 Schnellschüsse ohne Individualisierung.
Der perfekte Betreff
Die Betreffzeile ist weniger banal als es der Bewerber vermuten könnte. Als Privatperson unterschätzt man oftmals die Flut von Emails, mit der (Personal-)Manager im Arbeitsalltag konfrontiert sind. Ein nichtssagender („Bewerbung“) oder kryptischer („Mustermann, 13.05.2016, St.Nr. XY3920.45“) Betreff kann dazu führen, dass das eigene Anliegen im elektronischen Postfach untergeht.
Gern gesehen sind Formulierungen wie: „Bewerbung um die Position als Junior Manager in der Abteilung Marketingcontrolling am Standort Hamburg.“ Sie erleichtern die Zuordnung wesentlich. Achtung: Mitunter ist der Betreff, z.B. die Nennung der Vakanz-Kennziffer, in der Stellenausschreibung schon gefordert. Wer dies ignoriert, hinterlässt sofort eine eher unaufmerksamen Eindruck.
Diese Unterlagen sind ein Muss
Was den Inhalt angeht, unterscheidet sich die Email- in keinster Weise von der Briefbewerbung. Die Standardunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf, Schul-, Universitäts- und Arbeitszeugnisse interessieren die Personalmanager weiterhin. Dazu kommen je nach Position und Branche eventuell Motivationsschreiben, Arbeitsproben usw. – natürlich stets in perfekter Ausführung.
Die Email ist als Medium zu betrachten, mit dem eine Bewerbungsmappe übermittelt wird – nur eben verschlüsselt in Bits und Bytes. Sämtliche Einzeldokumente sollen hierzu in einer Datei zusammengefasst werden, so dass dem Personaler das mühsame Öffnen und Ablegen von Einzelstücken erspart bleibt. Ob das Anschreiben in den Anhang oder den Fließtext der Mail gehört, ist Geschmackssache. Auch hier spricht aus Gründen der Handhabung mehr für Erstgenanntes; In diesem Fall ist eine freundliche Kurznotiz in der Mail selbst zu hinterlassen, bspw.: „Sehr geehrter Ansprechpartner, hiermit bewerbe ich mich um die im Betreff genannte Position. Bitte entnehmen Sie weitere Informationen der angehängten Datei“, sowie eine Auflistung der im Anhang enthaltenen Dokumente.
Bei der Wahl des Dateiformats bleibt Pdf der Goldstandard. Word, Open Source-Produkte u.a. können beim Empfänger in völlig zerstückelter Darstellung landen.
Die Dateigröße zählt zu den größten Hindernissen der Email-Bewerbung. Als Richtwert sind 3MB zu veranschlagen; Werden diese überschritten, wird der Posteingang der HR-Abteilung unnötig blockiert oder die Mail landet schlimmstenfalls im Spamordner. Diverse Webseiten bieten eine schnelle und kostenlose Komprimierung von PDF-Dateien. Aber Vorsicht: Vor dem Senden unbedingt überprüfen, ob ggf. enthaltende Abbildungen wie das Bewerbungsfoto (das übrigens keine Pflicht mehr darstellt, wohl aber weiterhin gern gesehen wird) noch eine ausreichende Qualität aufweisen.
Für den Dateinamen gilt das für den Betreff gesagte: Nicht ganz so ausführlich zwar, aber klar und eindeutig zuzuordnen, z.B. „Mustermann_ Bewerbung Junior Manager“.
Abschließend bleibt zu sagen, dass stets der Einzelfall über den Grundton der Email entscheidet. Bewerbungen in Traditionsbranchen wie Banken und Versicherungen oder beim Öffentlichen Dienst verlangen gewiss eine andere Form als solche für Start-ups oder Kreativunternehmen. Individuell zugeschnittene Bewerbungen sollten immer die Maßgabe darstellen.